Teletrabajo y Home Office. Y después del Covid-19 ¿qué?

Elvira Muñoz Beraza es Directora de Workplace Strategy en AECOM, la prestigiosa firma internacional de arquitectura, ingeniería y consultoría. Están especializados en el desarrollo de entornos de trabajo innovadores; entre sus proyectos destacan las oficinas de Sony, El País o Prosegur en Madrid, las de Microsoft en Barcelona y Accenture en varias localidades (Madrid, Barcelona, Bilbao, Alicante, Johanesburgo…). Además, Elvira Muñoz es también la Directora del Master in Strategic Design of Space del IE School of Architecture and Design de Madrid. Hablamos con ella para que nos acerque a lo que vendrá después del Covid-19.

¿Qué pasará el día que volvamos a salir de casa para reincorporarnos a nuestro lugar de trabajo habitual?

Creo que será un momento emocionante para todos. Celebraremos nuestra vuelta a la normalidad. Creo que seremos más positivos y valoraremos más a nuestros compañeros y a nuestra empresa. Dejaremos de dar por garantizado todo y, seguramente, al menos durante los primeros meses, nos quejaremos menos.

También creo que la vuelta no será al 100% a la realidad pre Covid-19. Nos habremos vuelto más cuidadosos, no nos acercaremos tanto a los demás; quizás mantengamos la desconfianza en los que nos rodean. Nos iremos adaptando gradualmente a la situación. Pero no será igual que antes…

Espero que todos nos empecemos a imaginar cosas positivas para la vuelta y no dramaticemos con la nostalgia y el pasado perdido. También espero que mantengamos los mejores nuevos hábitos adquiridos.

La experiencia del teletrabajo, ¿cuestionará la existencia de las oficinas presenciales?

Sin duda. No se planteará si hacen falta o no, sino que se abrirán etapas de análisis sobre la necesidad de que sean como son ahora: con mayoría de puestos asignados, grandes áreas abiertas y un enfoque en la producción y aún un reflejo de la jerarquía.

Creo que, al habernos demostrado a nosotros mismos que la producción puede hacerse en remoto, nos daremos cuenta de que las oficinas son necesarias para:

• Generar la sensación de pertenencia: el espacio físico debe reflejar nuestra cultura y cómo somos diferentes y especiales

• El trabajo en equipo, la colaboración y los encuentros fortuitos, en los que se generan la mayoría de las ideas e iniciativas

• Disponer de las herramientas tecnológicas más avanzadas, que deben ser compartidas y deben servir para fomentar la generación de ideas

Como llevo diciendo desde hace años, en un mundo cada vez más virtual y tecnológico, el espacio físico debe ser cada vez más relevante. Tiene que ser más colaborativo, más compartido, en el que se vivan claramente los valores y se refleje la cultura de la empresa.

En el caso de las empresas que consigan mantener su productividad y resultados durante este periodo, ¿cómo asumirán los equipos directivos el reto de justificar a sus trabajadores la presencia física en el lugar de trabajo?

No serán solo los equipos directivos los que tratarán el tema de la presencia física en el lugar de trabajo. El trabajo en remoto, o teletrabajo ocasional aumentará, seguro. Ahora que nos hemos dado cuenta de que no nos hace falta estar siempre físicamente juntos, la opción de trabajar uno o dos días desde casa va a aumentar. Pero también es verdad que estamos experimentando lo árido que se nos hace estar completamente separados de nuestros equipos y la necesidad humana de compartir y de “pertenecer a una tribu”.

Por ello creo que la mayoría de las empresas se plantearán lo que llevamos diciendo desde hace años: menos metros cuadrados, pero mejor diseñados, y con un propósito más claro. Incluso empresas con las que hemos analizado estas posibilidades en el pasado, y que llegaron a la conclusión de que el trabajo en remoto y los modelos “AGILE” no eran para ellos, ahora se habrán dado cuenta de que sí son capaces de ser igual de productivos sin estar físicamente juntos.

Estoy casi segura de que vamos a ver un movimiento generalizado hacia la reducción de superficie ocupada. No será para densificar más las oficinas, ni para reducir las medidas de los puestos de trabajo. Será para hacer oficinas más colaborativas, con un gran menú de espacios compartidos, más abiertas y permeables.

Por otro lado, si el confinamiento comporta una reducción de las emisiones de CO2, ¿cómo se defenderá retomar de nuevo los desplazamientos?

Por todo lo anterior. Con esta experiencia forzada de trabajo en remoto y desde casa, usando las herramientas tecnológicas que nos lo permiten, habrá un gran movimiento hacia la opción de trabajar en remoto uno o dos días a la semana; y hacia la gestión por objetivos (que es lo que muchos están aprendiendo a hacer a marchas forzadas).

La reducción de desplazamientos va a ser un hecho, una consecuencia positiva de esta situación sobrevenida.

Suponiendo que, tras esta experiencia, a medio o largo plazo los empleados combinen el trabajo presencial con la home office, ¿se reducirá el tamaño de las oficinas? ¿seguirán siendo necesarios tantos metros cuadrados?

Se reducirán seguro. Nos hemos pasado años demostrando, tras millones de mediciones de la ocupación de los espacios de trabajo, en todos los países del mundo y en todos los sectores, que las oficinas tal y como se diseñan actualmente, con puestos asignados 1:1 (en abierto o en cerrado) se ocupan menos del 60% del tiempo; y los puestos de trabajo están ocupados menos del 45% del tiempo. En cualquier región del mundo, en cualquier sector.

Por fin será más fácil demostrar que no son necesarios tantos metros cuadrados y que no todo el mundo necesita su puesto asignado. Las empresas serán más permeables a las “nuevas” tendencias, que nosotros llevamos recomendando desde el año 2000.

¿Qué papel jugará el diseño de espacios ante este nuevo escenario?

Como es evidente, será esencial. No solo para que el diseño refuerce la imagen de la compañía y ayude a desarrollar un sentimiento de pertenencia, sino para que aporte soluciones funcionales, flexibles, versátiles. Éstas deberán tener en cuenta la adaptación a nuevas necesidades, de las que aún no tenemos conocimiento.

Para ello nosotros siempre recomendamos dedicar una parte del tiempo inicial, antes de decidir exactamente cómo es el proyecto, a investigar la empresa y su sector, e interaccionar con representantes de la misma. Debemos entender su cultura actual y las necesidades de cambio y adaptación.

Después se debe diseñar la estrategia de ocupación de oficinas conjuntamente. Y solo una vez clara la dirección futura, la estrategia de la oficina puede comenzarse a diseñar.

Es importante que resaltemos el impacto del espacio construido en el comportamiento de las personas. Si lo pensamos por un momento, en una iglesia y un restaurante de comida rápida los materiales utilizados para su diseño y construcción son los mismos: hormigón, ladrillo, cemento, madera, vidrio, plástico… Pero nuestra actitud en uno y otro lugar es completamente distinta. Eso es lo que aporta el diseño de interiores: el alma de los espacios.

Estos últimos años y hasta la aparición del Covid-19, hemos vivido el auge de los co-workings (We Work, Utopicus, Monday, Cloudworks… solo por citar algunos). ¿Cómo se verán afectados y cómo mutará el concepto de “comunidad”?

Seguirán siendo importantes y creo que su uso va a incrementarse. Con la sensación de volatilidad y de incertidumbre que hemos vivido, las empresas tendrán más dificultades para tomar la decisión de “casarse” con un alquiler de 5, 7 o incluso 10 años. ¿Quién puede predecir el futuro en 5 años si ni sabemos cómo estaremos en 5 meses?

Los co-workings han dado respuesta a un problema crónico: la inflexibilidad del mercado inmobiliario en el que todo está enfocado para el dueño del espacio, con pocas ventajas y poca flexibilidad hacia las necesidades del usuario final. Son modelos de negocio difíciles de gestionar y de ser rentables, pero para los usuarios son absolutamente necesarios porque nos ofrecen flexibilidad, interacción, sensación de comunidad y ubicaciones céntricas. Ellos han sido los pioneros en el cambio del concepto de comunidad.

Puedes ver los proyectos de AECOM publicados en Diariodesign en este enlace.